📚 Guida Completa CRM Gestionale
Scopri tutte le funzionalità, automatismi e workflow per gestire la tua agenzia web come un professionista. Dalla gestione clienti alla fatturazione automatica.
🏠 Panoramica del Sistema
🎯 Cosa puoi fare con questo CRM
- ✓ Gestire tutti i clienti con profili completi e storico progetti
- ✓ Monitorare servizi ricorrenti con fatturazione automatica
- ✓ Organizzare lavori e progetti con timeline e scadenze
- ✓ Automatizzare fatturazione e promemoria pagamenti
- ✓ Analizzare performance con dashboard in tempo reale
🚀 Inizia Subito
👥 Gestione Clienti
📝 Schede Cliente Complete
Ogni cliente ha una scheda completa con tutti i dati necessari per gestire la relazione commerciale:
Dati memorizzati automaticamente:
- • Ragione sociale e contatti
- • Partita IVA e codice fiscale
- • Indirizzo completo
- • Email e telefono
- • Data di acquisizione
- • Stato attivo/inattivo
- • Note personalizzate
- • Storico completo attività
💡 Funzionalità Smart
- • Ricerca intelligente: Trova clienti per nome, email, P.IVA
- • Filtri avanzati: Clienti attivi, per data, per fatturato
- • Vista rapida: Contratti attivi e lavori in corso
- • Storico completo: Tutte le interazioni e progetti
🎯 Come Aggiungere un Cliente
Vai alla sezione Clienti
Menu principale → Clienti
Clicca "Nuovo Cliente"
Pulsante verde in alto a destra
Compila i dati
Solo nome ed email sono obbligatori
Salva
Il cliente è subito disponibile
⚙️ Contratti Attivi e Ricorrenti
🔄 Fatturazione Automatica
I contratti attivi sono il cuore del sistema. Ogni contratto può essere configurato per la fatturazione automatica secondo la frequenza scelta:
Frequenze Disponibili
Mensile • Trimestrale • Semestrale • Annuale • Una tantum
Prezzi Flessibili
Ogni contratto ha il suo prezzo e frequenza
Promemoria Automatici
Notifiche per scadenze e rinnovi
📋 Tipi di Contratti Comuni
Hosting e Domini
Solitamente fatturazione annuale
Manutenzione Siti
Fatturazione mensile o trimestrale
SEO e Marketing
Piani mensili ricorrenti
Supporto Tecnico
Pacchetti ore mensili
⚡ Workflow Automatico dei Contratti
Contratto Attivato
Data inizio e prima fatturazione
Monitoraggio
Dashboard mostra prossime scadenze
Promemoria
Alert automatici pre-scadenza
Rinnovo
Fatturazione automatica e nuovo ciclo
🔨 Gestione Lavori e Progetti
🎯 Organizzazione Progetti
I lavori rappresentano progetti specifici per i clienti. Ogni lavoro ha un ciclo di vita completo con stati, scadenze e tracking dei progressi.
📊 Stati Disponibili
🔔 Sistema Priorità
⚠️ Monitoraggio Scadenze
Il sistema monitora automaticamente i lavori in scadenza e quelli in ritardo. La dashboard mostra sempre un alert per i progetti che richiedono attenzione immediata.
🚀 Workflow Lavori
Creazione Lavoro
Titolo, descrizione, cliente, scadenza
Assegnazione
Categoria, tipo, priorità
Esecuzione
Aggiornamento stati e progresso
Completamento
Chiusura e eventuale fatturazione
💡 Tip: Usa i tag per categorizzare meglio i lavori e facilitare ricerche e filtri.
📄 Sistema di Fatturazione
🤖 Automazione Completa
Il sistema di fatturazione è completamente automatizzato per i servizi ricorrenti, ma permette anche la gestione manuale per lavori specifici.
✅ Fatturazione Automatica
- • Contratti ricorrenti fatturati automaticamente
- • Calcolo automatico date di scadenza
- • Generazione progressiva numeri fattura
- • IVA e totali calcolati automaticamente
📝 Fatturazione Manuale
- • Crea fatture per lavori specifici
- • Personalizza importi e descrizioni
- • Gestione multiple righe fattura
- • Controllo completo su tutti i campi
💰 Tracking Pagamenti
Monitora lo stato di ogni fattura e i pagamenti in tempo reale.
Da Pagare
Fattura emessa, in attesa di pagamento
Pagato
Pagamento ricevuto e registrato
In Ritardo
Scadenza superata, richiede azione
Annullato
Fattura annullata
📊 Report e Analytics
Ricavi Totali
Per periodo selezionato
Trend Mensili
Crescita ricavi nel tempo
Pagamenti in Ritardo
Alert automatici
⚡ Automazioni e Workflow
Il CRM include diversi automatismi che ti fanno risparmiare tempo e riducono gli errori manuali.
Fatturazione Ricorrente
- • Auto-genera fatture per contratti attivi
- • Calcola automaticamente date scadenza
- • Aggiorna stati servizi post-fatturazione
- • Progressivi numerazione automatica
Promemoria e Alert
- • Contratti in scadenza (30 giorni)
- • Fatture non pagate in ritardo
- • Lavori oltre la data di scadenza
- • Dashboard con indicatori rossi
Calcoli Automatici
- • Proiezioni ricavi annuali
- • Performance query ottimizzate
- • Statistiche dashboard real-time
- • Trend crescita automatica
Organizzazione Smart
- • Tag automatici per categorizzazione
- • Associazioni clienti-servizi-lavori
- • Storico attività completo
- • Ricerca intelligente globale
Sicurezza e Backup
- • Log completo di tutte le attività
- • Audit trail modifiche dati
- • Soft delete per recupero dati
- • Controllo accessi per ruoli
Performance
- • Query database sotto 1ms
- • Indici ottimizzati per velocità
- • Cache intelligente widgets
- • Aggregazioni pre-calcolate
📊 Dashboard e Analytics
La dashboard è il centro di controllo del tuo business. Tutto quello che devi sapere a colpo d'occhio.
📈 Widget Principali
Clienti Attivi
Numero totale clienti + nuovi del mese
Contratti Attivi
Contratti in corso su totale contratti
Ricavi Mensili
Con % crescita vs mese precedente
Lavori Attivi
Con indicazione lavori in ritardo
⚠️ Alert e Monitoraggio
Contratti in Scadenza
Prossimi 30 giorni - richiede rinnovo
Fatture da Emettere
Servizi con fatturazione programmata
Progetti Urgenti
Lavori con priorità alta o in ritardo
Performance Query
Velocità media < 1ms per ottimizzazione
💡 Come Leggere la Dashboard
🎯 Colori degli Indicatori
- Verde: Tutto ok, nessuna azione richiesta
- Giallo: Attenzione, monitorare la situazione
- Rosso: Azione urgente richiesta
📊 Interpretazione Grafici
- • Trend crescita: Frecce su/giù indicano variazione
- • Mini-charts: Andamento ultimi 7 giorni
- • Percentuali: Sempre vs periodo precedente
🚀 Pronto per Iniziare?
Ora che conosci tutte le funzionalità, è il momento di mettere in pratica!